Rallye touristique : comment planifier et organiser cet événement ?

Rallye touristique : comment planifier et organiser cet événement ?

Le rallye touristique est un loisir de plus en plus pratiqué par les vacanciers en quête d’originalité. Il consiste à effectuer en groupes de 2 à 5 individus des parcours prédéfinis tout en faisant des visites touristiques et activités distractives le long du trajet. Amusant et très original comme façon de passer un congé ou des vacances, le rallye touristique nécessite tout de même certaines dispositions afin d’être bien réalisé. Ainsi, pour éviter des déconvenues ou d’éventuels incidents pendant l’activité, il importe de bien s’organiser. Découvrez ici quelques dispositions à prendre pour organiser un rallye touristique.

Organiser un rallye : de la planification à l’exécution

Quelles sont les étapes clés de l’organisation d’un rallye touristique ?

homme qui conduit sur une route avec d'autres voitures devant lui

Les étapes d’un événement, quel qu’il soit, sont les suivantes :

  • Préparation : cela inclut la planification et l’assurance qualité.

À un moment donné, vous devrez décider de la date de l’événement et du lieu. Vous devrez également vous assurer que vous pouvez répondre à tous les besoins logistiques potentiels tels que faire venir des conférenciers ou louer une salle.

La première étape clé est donc l’organisation de l’événement en lui-même. Cela inclut de déterminer : le nombre de personnes présentes, le type d’événements qui auront lieu et combien de temps cela prendra. L’étape suivante étape consistera à établir un budget pour ce rallye, puis à déterminer comment vous allez le financer.

Vous devez tout d’abord décider de vos buts et objectifs. Quel est votre but du rallye ? Est-ce pour sensibiliser à une certaine cause ou pour collecter des fonds pour une œuvre caritative ? Est-ce pour le plaisir et le divertissement ou à des fins de marketing commercial ? Les réponses à ces questions façonneront le type de rallye que vous organiserez.

Deuxièmement, vous devez décider quels types d’activités et d’attractions feront partie de l’événement. Vous voudrez peut-être inclure des jeux ou des jeux de carnaval, de la musique live, des stands de nourriture, etc.

  • Exécution : c’est là que l’événement se produit.

Ici on parle de l’organisation les jours précédents l’évènement ainsi que le jour J : mise en place de la signalisation, des décors, des bornes et autres éléments qui garantissent la sécurité des participants, accueil de ces derniers…

  • Gestion post-événement : cette étape comprend des tâches post-événement telles que l’évaluation de l’événement mais aussi le rangement et le bilan (nombre de participants, affluence…).
  • Marketing et promotion : à ce stade, une entreprise peut enrichir sa stratégie marketing en mettant l’accent sur la promotion de sa marque et de ses produits.

Il est impératif qu’en tant que gestionnaires d’événements vous mettiez tout en œuvre pour avoir une méthode efficace d’organisation et ainsi s’assurer que le rallye se déroule sans heurts.

Quelle est la chose la plus importante à considérer lors de l’organisation d’un rallye touristique ?

Organiser un rallye touristique peut être assez difficile. Pour s’assurer que tout se passe bien, il est important que les points les plus importants soient considérés au préalable.

Certaines des choses les plus importantes à considérer sont la sécurité, le programme, le lieu, les activités et le budget. Par exemple, vous devez faire approuver votre lieu par votre maire ou votre conseil municipal avant d’organiser un événement. Vous devez également vous assurer que l’événement est conforme à la loi et à toutes les politiques pertinentes afin que vous n’ayez pas de problèmes plus tard.

Comment gérer la préparation des participants ?

femme qui tient une carte routière dans une voiture

Les participants à un rallye touristique peuvent être des parents, des amis, des collègues, des voisins ou simplement une équipe composée. Ceux-ci doivent effectuer ensemble les différentes activités proposées par les organisateurs afin de remporter à la fin un trophée généralement symbolique.

Très souvent, la participation à un rallye touristique ne nécessite pas de dispositions particulières. Les participants sont principalement tenus de porter sur eux leurs affaires personnelles. Puisque l’activité peut durer deux ou plusieurs jours, il est conseillé pour chaque personne de venir avec tout ce dont elle aura besoin en termes de bagages. Cependant, il est recommandé de voyager le plus léger possible. Un sac à dos est donc suffisant par participant.

Avant le début de la tournée touristique, les équipes et le comité d’organisation se rassemblent afin de discuter des conditions et règles de participation. Une pareille activité ne nécessitant aucune organisation, elle peut être réalisée entre proche ou avec un prestataire spécialisé en la matière.

Quelle organisation pour les activités du rallye ?

Le rallye touristique est constitué de plusieurs activités dont la principale est le parcours des destinations touristiques sans GPS. Ainsi, pour aider chaque équipe à trouver son itinéraire, des cartes sont mises à leur disposition. Avec une énigme dont la réponse est la destination à atteindre, chaque équipe peut démarrer son trajet.

Bien qu’il soit qualifié de rallye, cette activité n’est pas une épreuve de course. Les participants sont donc instruits en la matière, car il y va de leur sécurité. Très souvent, les trajets d’un rallye touristique sont effectués avec les voitures des participants qui se proposent volontaires. Une participation financière entre participants permet alors d’assurer le besoin en carburation. Il en est de même pour une éventuelle panne qui survient en cours de route.

Les activités ludiques et les visites touristiques sont ce qui constitue le quotidien des participants à un rallye touristique. Ainsi, suivant les lieux visités, les aventuriers peuvent pratiquer les loisirs proposés sur place. Pour la visite des sites touristiques payants, un tarif pour groupe est généralement négocié pour les participants.

Comment anticiper la prise en charge des participants ?

La prise en charge des patients consiste en la satisfaction de leurs besoins en termes de logements, de restauration, de détente et d’accessoires. Elle dépend le plus souvent de la durée du rallye touristique, du nombre de participants et des sites d’intérêt à visiter.

Ainsi, pour la restauration des participants, elle peut être assurée par un service traiteur. Généralement, ce volet est couplé avec le logement afin que le gîte qui reçoit les participants propose en plus de l’hébergement, le repas chaud du soir et le petit-déjeuner. Par ailleurs, les autres besoins en la matière de chaque équipe peuvent être organisés en pique-nique. Pour cela, des denrées alimentaires sont achetées avant ou pendant le rallye touristique.

Les jeux et activités distractives font également partie intégrante du rallye touristique. Des accessoires et matériels sont donc à prévoir en fonction des itinéraires à suivre. Des activités en plein air, des jeux de société et des loisirs d’équipe sont souvent ce qui est proposé aux participants.

Les autres dispositions pour l’organisation d’un rallye touristique

Le rallye touristique est aussi une sorte de voyage où les participants partent à la découverte des attraits touristiques de la région choisie. Puisqu’il est réalisé en voiture, des consignes strictes sont à donner afin que le respect des règles de conduite soit observé. Le conducteur de l’équipe est donc tenu de posséder ses papiers à jours de même que ceux du véhicule.

Par ailleurs, pour donner de l’intérêt au rallye touristique, il est conseillé de prévoir des points pour les épreuves qui composent l’activité. Ainsi, l’équipe avec le plus de points remporte la tournée à son terme.

Pour un bon déroulement du rallye touristique, un code de bonne conduite est à donner à l’ensemble de l’équipe afin de faciliter les relations tout au long de l’aventure. L’accent doit également être mis sur l’ensemble des dispositions indispensables à une bonne cohésion au sein des participants.

Au fait, c’est quoi exactement un rallye touristique ?

Un rallye touristique est généralement organisé par l’agence nationale du tourisme d’un pays ou d’une ville pour attirer les touristes internationaux et d’autres régions. Il est important que différents pays se rassemblent et rendent leurs villes plus accueillantes pour les touristes internationaux : non seulement les avantages économiques, mais aussi pour que la ville gagne une nouvelle vie avec tous ces visiteurs qui arrivent.

femme dans une voiture qui passe la tête par la fenêtre

La beauté de ce genre d’événement est qu’il ne s’agit pas seulement de l’événement lui-même, mais aussi de la façon dont il a été exécuté. L’objectif de ce rassemblement était de faire connaître le tourisme et de promouvoir la culture, l’histoire, les monuments et la cuisine locaux parmi les touristes visitant la région.

Quel est le budget à prévoir pour un rallye touristique réussi ?

Un rallye est un événement promotionnel qui est généralement sponsorisé par une entreprise. En contrepartie, l’événement donne au sponsor l’opportunité de présenter son produit à un large groupe de clients potentiels ou tout simplement de se faire connaître et de montrer son engagement local. C’est un excellent moyen pour les entreprises de faire la publicité de leurs produits et services, et cela peut augmenter les ventes.

Un rallye réussi coûtera non seulement de l’argent, mais aussi du temps et des efforts de la part de l’entreprise sponsor mais aussi des organisateurs et bénévoles. Difficile donc de donner unes estimation car il y a beaucoup de facteurs qui pourraient modifier le montant : lieu du rallye, nombre d’entreprises sponsors, nombre de participants, activités mises en place, goodies… Il est essentiel de planifier précisément combien vous souhaitez investir dans un rallye avant de commencer à le planifier, sans quoi l’opération ne sera pas un succès pour vous.

Côté entreprise sponsor, les rallyes peuvent créer beaucoup de valeur pour votre entreprise en termes de notoriété de la marque, d’augmentation du trafic vers votre site Web, etc. Mais ils ont un coût qui doit être pris en compte pour décider s’ils en valent la peine ou non.

Le rôle des bénévoles dans réussite d’un rallye touristique

Dans le passé, le volontariat était considéré comme une activité à but non lucratif. Ces dernières années, cependant, il est devenu une opportunité lucrative pour de nombreuses entreprises et particuliers.

Le bénévolat est un moyen de plus en plus populaire pour les entreprises de faire connaître leur marque et d’améliorer leur image publique. Cela peut être fait en positionnant les bénévoles en tant qu’ambassadeurs de la marque à travers des campagnes sur les réseaux sociaux, des articles de blog et d’autres canaux de communication.

L’inconvénient de cette tendance est qu’elle met la pression sur les entreprises pour attirer des bénévoles avec des récompenses intéressantes. De nombreuses entreprises se tournent vers des applications qui offrent des incitations telles que des cartes-cadeaux ou des remises en échange d’heures de bénévolat. Cependant, ces applications ont tendance à dévaloriser le sens traditionnel du bénévolat en incitant à passer moins de temps à aider les autres et plus de temps à travailler dans son propre intérêt.

Il sera difficile d’organiser un rallye sans bénévoles, vous devez alors rassembler assez de personnes prêtes à s’investir avant de vous lancer dans l’organisation de cet évènement qui nécessite une gestion humaine forte.

Les erreurs à ne pas commettre pour un rallye touristique

Planifier un rallye n’est pas facile. Il faut beaucoup de temps et d’efforts pour tout arranger, mais cela en vaut la peine. Une erreur courante dans l’organisation d’un rallye est d’oublier de prévoir les services dont on a absolument besoin tout comme ne pas  de la sécurité de l’événement.

Les organisateurs du rallye doivent anticiper tous leurs besoins – des toilettes publiques, de la restauration, des services de sécurité, etc. Ils doivent également penser à parler de la sécurisation de l’événement lui-même.